Datenschutzerklärung

Alle Daten, die Sie uns überlassen, geben Sie uns freiwillig. Sie übermitteln uns persönliche Daten zum Zweck der Verwendung genau dieser Daten zur Einholung eines Reisevisums / von Reisevisa für Sie, d.h. die Verarbeitung Ihrer Daten ist für die Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person (= Sie) sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person (= von Ihnen) erfolgen. Wir werden nur Daten erheben, die dazu erforderlich sind, um Ihnen die angeforderten Dienstleistungen zu liefern

Alle Mitarbeiter/innen unserem Hause, die Zugang zu Ihren Daten haben können, sind entsprechend dem Bundesdatenschutzgesetz auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet.

Das Wesen unseres Unternehmens besteht darin, dass wir für Sie, von Ihnen nach Maßgabe des von Ihnen gewünschten Reisestaates, angeforderte persönliche Daten und Unterlagen zur Visabeantragung physisch oder elektronisch an die für die Annahme und Bearbeitung bzw. Bescheidung von Visaanträgen zuständigen Stellen oder Behörden weiterleiten. An uns übermittelte personenbezogene Daten behandeln wir streng vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Die uns übermittelten Daten werden ausschließlich zu dem von Ihnen bestimmten Zweck, nämlich der Übermittlung derselben an die für die Visumerteilung zuständigen Stellen und Behörden, verwendet.

Gespeichert werden bei uns nur solche Daten, zu deren Speicherung wir nach den fiskalischen Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verpflichtet sind, außerdem speichern wir Ihre Kontaktdaten (Telefonnummer / E-Mailadresse), um mit Ihnen ggf. bei Belangen der Auftragsabwicklung kommunizieren zu können.

Antragsdaten werden bei uns weder physisch noch elektronisch aufbewahrt oder gespeichert.

Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Beantragung von Reisevisa

Als Grundlage zur Entscheidung über einen Visumantrag fordern visapflichtige Staaten eine Anzahl verschiedener Informationen, personenbezogener Daten und Belege. Einige Staaten fordern, dass die Abgabe der Antragsunterlagen persönlich oder durch einen Vertreter (z.B. eine Visumagentur) erfolgt.

Andere Staaten fordern die Übermittlung der Daten und Belege ausschließlich auf elektronischem Wege, wieder andere schreiben ein „Hybridverfahren“ vor , d.h. Informationen und personenbezogene Daten sind über spezielle Eingabemasken direkt in den Server des visapflichtigen Staates einzutragen. Daraus wird, wenn alle Einträge plausibel und formell korrekt sind, über dieselbe Webseite ein Antrag im PDF-Format zum Ausdrucken zurückgesendet der im Weiteren zusammen mit dem Reisepass und ggf. zusätzlichen Belegen beim zuständigen Konsulat physisch einzureichen ist. Dies kann persönlich, über eine Agentur oder auf dem Postwege geschehen. Wegen meist zeit- und kostenaufwendiger Wege ebenso wie dem von Vielen als umständlich und sehr zeitaufwendig empfundenen Eingabeverfahren bevorzugen viele Reisende die Dienste einer Serviceagentur, die für sie das Einreichen der Anträge oder die Übertragung ihrer Daten und Belege übernimmt.

Möglichkeiten der Übermittlung von Visaantragsdaten und Belegen

Visaanträge an Staaten, die die physische Vorlage sämtlicher Antragsunterlagen verlangen, können bei uns persönlich abgegeben oder durch Post oder Kurierdienste zugestellt werden. Um das Risiko der Zurückweisung Ihres Antrages durch Annahmestelle oder Konsulat aufgrund formeller Mängel zu reduzieren, erfolgt in unserem Hause vor Weitergabe der Antragsunterlagen ein erster Check auf Vollständigkeit und formale Richtigkeit im Sinne der Anforderungen der jeweiligen Staaten. Sofern diese nach unserem Ermessen den Anforderungen entsprechen, werden alle Unterlagen so, wie vom Antragsteller/von der Antragstellerin (= von Ihnen) erstellt bzw. zusammengestellt, dem zuständigen Konsulat oder der zuständigen Antragsannahmestelle übergeben.

Andere Staaten verlangen zur Visabeantragung die Eingabe aller relevanten Daten direkt in eine spezielle Eingabemaske von deren Visa-Servern, die, nach erfolgreicher, formal korrekter Eingabe, einen amtlichen Visumantrag als druckbares PDF-Dokument erzeugen, welchen wir Ihnen zunächst zur Überprüfung und Unterschrift elektronisch als PDF übermitteln. Nach Rückgabe des unterschriebenen Antrages an uns werden die eingereichten deutschen Datenblätter unmittelbar sicher vernichtet. Ihr unterschriebener Visumantrag wird zusammen mit Ihrem Pass und ggf. weiteren Anlagen/Belegen dem an das für Sie zuständige Konsulat bzw. die von diesem bestimmte Antragsannahmestelle übergeben.

Sofern Sie uns persönliche Daten per E-Mail (oder physisch) auf unserem eigens dafür erstellten „Datenblatt“ zur Hilfe bei der Beantragung von E-Visa z.B. für die Republik Indien übermittelt haben, werden wir diese Daten samt zugehöriger Belege direkt in elektronischer Form über die entsprechende elektronische Eingabeschnittstelle des Reisestaates an diesen übertragen. Nach Bestätigung der erfolgreichen Übertragung durch die zuständigen Behörden des jeweiligen Reiselandes werden die ausgedruckten Datenblätter unmittelbar der sicheren Vernichtung zugeführ

Nutzerprofile

Wir legen keine Nutzerprofile von Ihnen an!

Was speichern wir?

In unserem Hause werden Ihr Bestellformular mit den erforderlichen Auftragsdaten (als PDF) , sowie die steuerrechtlich relevanten Daten, zu deren Aufbewahrung wir nach den fiskalischen Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern verpflichtet sind, in elektronischer Form gespeichert.

Die Frist zur Löschung von personenbezogenen Daten richtet sich nach den jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen.

Ihre Bestellformulare mit Bearbeitungsvermerken werden bei uns für einen Zeitraum von 2 Jahren, beginnend mit dem Ablauf des Kalenderjahres des Eingangs, in elektronischer Form als PDF-Datei auf einem sicheren Medium ohne Internetverbindung gespeichert.

Korrespondenz und Auftragsabwicklung per E-Mail

Zum Schutz personenbezogener Daten setzen wir technische und organisatorische Maßnahmen ein, die so weit wie möglich mit dem technologischen Fortschritt auch überprüft und weiterentwickelt werden. Es ist jedoch zu beachten, dass eine sichere Datenverbindung nur besteht, wenn die Adresszeile mit https://www........ beginnt. Wenn diese Option nicht aktiv ist, ist beim Versand von persönlichen Informationen auch über andere Anwendungen wie z. B. E-Mail, zu bedenken, dass es sich um eine nicht sichere Verbindung in obigem Sinne handelt.

Mögliche Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten ins Ausland.

Zur Gewährleistung, dass Ihr Auftrag erfolgreich bearbeitet werden kann ist es ggf. erforderlich, dass Ihre personenbezogenen Daten an die zuständigen Regierungsbehörden des Reisestaates außerhalb des EU-Raums oder an Logistikunternehmen übermittelt werden. Die betreffenden Länder haben möglicherweise keine denen der EU entsprechenden Datenschutzgesetze. Wir bemühen uns dennoch nach Kräften, die vertrauliche Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten einzuhalten.

Sie haben die Möglichkeit Ihr Einverständnis zur Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten vor dem Beginn der Übertragung zu widerrufen, wir werden dann allerdings nicht in der Lage sein, Ihren Auftrag, die Übermittlung der personenbezogenen Daten zur Erlangung eines Reisevisums, erfolgreich abzuschließen.

Weitergabe personenbezogener Informationen an Dritte

Eine Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte, nicht unmittelbar an der Visabeantragung Beteiligte und nicht zu dem vom Kunden bestimmten Zweck erfolgt grundsätzlich nicht. Lediglich in wenigen besonderen Einzelfällen, z.B. auf behördliche Anordnung dürfen wir im Einzelfall Auskunft über Bestandsdaten erteilen, soweit dies für Zwecke der Strafverfolgung, zur Gefahrenabwehr, zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben der Verfassungsschutzbehörden oder des Militärischen Abschirmdienstes oder zur Durchsetzung der Rechte am geistigen Eigentum erforderlich ist.

Kinder und Jugendliche

Personen unter 18 Jahren sollten ohne Zustimmung der Eltern oder Erziehungsberechtigten keine personenbezogenen Daten an uns übermitteln. Wir fordern keine personenbezogenen Daten von Kindern an, speichern diese nicht und geben sie nicht ohne die gleichzeitig übermittelte Zustimmung der Erziehungsberechtigten mit entsprechender Legitimation (Vollmacht bzw. Einverständniserklärung, Ausweiskopie, Geburtsurkunde etc.) zur Visabeantragung weiter.



Diese Erklärung dient zur Ihrer Information und begründet keinen eigenständigen Anspruch.

Bei Problemen, Fragen oder Auskunftsersuchen wenden Sie sich bitte telefonisch oder per Mail an uns.

Telefon: 030 43776900
E-Mail: datenschutz@konsularservice24.de


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